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我们发送或接收的几乎每封电子邮件都包含附件。然而，如果没有适当的管理，这些附件很容易被放错位置，变得难以跟踪。为了保持Outlook收件箱的有序性，你应该明智地处理附件。以下是我严格遵守的一些做法。
将带有附件的直接电子邮件发送到指定文件夹
我总是将带有附件的电子邮件组织到一个单独的文件夹中，以防止它们与其他电子邮件混合。这使得在不筛选无关电子邮件的情况下很容易找到它们。为了简化这个过程，我设置了一个过滤器，可以自动将任何带有附件的新电子邮件移动到指定文件夹中，从而消除了手动排序的需要。
你可以做同样的事情来提高效率。或者，你可以在阅读电子邮件时手动为其添加附件标签。这允许你稍后在分类列表中快速找到它们。
尽可能使用云存储链接
我一直遵循的一种管理电子邮件附件的做法是将它们上传到OneDrive并共享链接，而不是直接附加文件。这使我的收件箱和收件人的收件箱保持整洁，使我能够快速找到文件，并确保我在文件中所做的任何更改都会立即反映在收件人的端上。
此外，我可以根据需要控制和调整访问权限，在云中对数据进行加密，避免存储空间不足。由于Outlook限制了附件大小，云存储消除了这种担忧。我强烈建议使用云存储链接，而不是发送大型附件。
发送前压缩大文件
如果你不想使用云存储链接，你至少应该在发送大型附件之前压缩它们。这有几个好处：较小的文件大小上传速度更快，在收件箱和收件人的收件箱中占用的空间更少，并有助于将文件保持在指定的大小限制内。
压缩还允许你将多个附件分组到一个文件夹中，如果需要，你可以添加密码以增强安全性。大多数操作系统都允许你原生压缩文件。我个人使用7-Zip、RAR、WinZip和其他压缩工具等应用程序。你也可以使用在线工具，但在处理机密文件时要确保它们是安全的。
始终备份重要附件
仅依赖收件箱存储附件可能存在风险，尤其是对于你无法承受丢失的机密文件。这就是为什么我总是为重要的电子邮件附件创建备份——事实上是多个备份——以防止意外删除、数据损坏、勒索软件攻击和其他风险。
这确保了我的关键数据是安全的，无论我的收件箱或Outlook帐户发生了什么。我将计算机上的附件本地备份到外部驱动器和OneDrive。每当我收到一封带有机密附件的电子邮件时，我都会立即下载并备份，以保护我的数据。
不要下载你收到的每个附件
我过去常常下载收到的每个附件，这会占用大量的本地存储空间。此外，我花了一段时间才意识到，将重要文件存储在本地会带来我之前忽视的隐私风险。此外，我一直担心附件的安全性。当我意识到这一点时，我改变了我的方法。
现在，我只下载我想在本地备份的重要文件，并直接在Outlook中预览其余文件。如果你也有下载每封电子邮件附件的习惯，可以考虑更有选择性。这将帮助你保持文件安全和本地存储干净。此外，在下载文件之前，请务必使用VirusTotal等工具进行扫描。
使用干净的命名结构
我过去常常在电子邮件中附加名称模糊的文件，如“IMG-31”或“Document07”。我最终意识到，这种方法对我和收件人来说都不是最好的，因为通用的文件名很难定位文件。此外，使用模糊的名字会破坏专业性和可信度。
一旦我认识到这一点，我就开始遵循标准化的命名约定，使用描述性文件名，其中包括文件类型、项目名称、日期、客户名称或其他相关信息等详细信息，使文件更容易定位。现在，我不必筛选无数封电子邮件来找到一封有相关附件的电子邮件。
客户对我的命名规范的清晰性表示赞赏。如果你没有这样做，你肯定会错过。
在发送敏感文档之前对其进行密码保护
为了降低黑客攻击或数据泄露的风险，我总是对我的机密附件进行密码保护，以确保我的数据安全并维护我的隐私。这种做法让我安心，因为我知道即使我的Outlook帐户受到攻击，在没有密码的情况下，对我的数据的未经授权的访问也会被阻止。
我使用不同的渠道，比如同事的Slack，安全地共享密码。这种方法允许我管理谁可以访问我的文件，并最大限度地降低隐私泄露的风险，即使我不小心将文件发送给了错误的人。大多数应用程序允许你在创建过程中对文件进行密码保护，因此也不需要第三方工具。
不要积累你收到的每一份附件
电子邮件附件现在会占用OneDrive存储空间。如果你的存储空间有限或使用免费计划，你应该避免让它们堆积起来，尤其是在不再需要它们的情况下。我删除了不相关的附件，那些我只需要检查一次的附件，或者我已经备份过的文件，而且不会很快需要。
由于我将带有附件的电子邮件放在一个单独的文件夹中，因此我可以快速找到并删除那些带有大附件的电子邮件。自从采用这种做法以来，我的OneDrive存储空间从未达到容量，我只需快速搜索即可找到重要文件。如果你不想删除文件，请将其存档以保持收件箱的有序。
使用搜索过滤器轻松查找带有附件的电子邮件
Outlook提供了一种高级搜索功能，可以让你过滤带有附件的电子邮件。使用此功能，你的电子邮件客户端将显示所有带附件的电子邮件，从而更容易查看。你还可以通过将此筛选器与其他搜索条件（如发件人的地址、主题行、关键字和大小）组合来优化你的搜索。
若要在Outlook中使用此功能，请转到搜索栏并输入关键字或短语、收件人的电子邮件地址或其他相关信息。然后会出现一个搜索选项卡。单击此选项卡中的“有附件”，Outlook将过滤有附件且符合你指定的其他条件的电子邮件。
总结
这些是我在Microsoft Outlook中有效管理附件时一直使用的一些策略。如果你的收件箱总是一团糟，让你感到沮丧，那么实施这些技巧会有所帮助。它们不仅会让你的收件箱更干净，还会让你更容易、更快地找到你需要的文件。
